Firma elettronica: quali innovazioni ha portato per le aziende

Da qualche anno la firma elettronica è diventata uno strumento indispensabile per le aziende e ha portato una serie di benefici tangibili. Non si tratta semplicemente di un modo “moderno” per firmare un documento PDF, ma di un vero strumento di trasformazione nell’epoca della digitalizzazione e della dematerializzazione.

La firma elettronica è un validissimo alleato per le aziende in quanto elimina i rallentamenti e i processi ripetitivi, garantisce un’elevata sicurezza documentale e offre una maggiore efficienza in un contesto lavorativo dove è fondamentale ottimizzare i processi e ridurre i tempi.

Per le imprese, piccole o grandi che siano, la firma elettronica è diventata una leva strategica sulla quale spingere per accelerare contratti, assunzioni, accordi commerciali e pratiche amministrative, portando benefici in termini di tempo, costi e sostenibilità digitale.

Cos’è la firma elettronica, in breve

In sostanza la firma elettronica è un sistema che permette di firmare un documento digitale in modo sicuro e valido legalmente. Ne esistono tre tipologie che variano per livello di sicurezza e complessità del sistema di verifica dell’identità del firmatario:

• firma elettronica semplice: è il livello base, ha valenza legale e può essere usata in tribunale, ma ha un valore probatorio meno forte;
• firma elettronica avanzata: è più sicura ed è consigliata per le transazioni finanziarie di importi elevati o per firmare documenti che possono avere interessi legali significativi;
• firma elettronica qualificata: nota anche come firma digitale in Italia, rappresenta il livello più alto di sicurezza. Può risultare particolarmente complessa e costosa e viene usata in casi specifici dove è richiesta appunto la firma elettronica qualificata. Trova ampio utilizzo nella documentazione contabile e societaria e nell’amministrazione pubblica e normativa.

Come previsto dal regolamento elDAS (UE) n. 910/2014, tutte le tipologie di firme elettroniche hanno pieno valore legale in tutta l’UE. In pratica ogni firma elettronica, emessa in un paese UE, è valida in tutti gli altri paesi membri, senza necessità di ulteriori verifiche. Tra l’altro il 20 maggio 2024 è entrato in vigore l’elDAS 2, la nuova versione aggiornata del regolamento europeo sull’identità digitale e i servizi fiduciari che mira a creare un Portafoglio di Identità Digitale Europeo (EUDI Wallet), migliorando la sicurezza, l’interoperabilità e l’accessibilità per cittadini e imprese.

Cinque innovazioni chiave

Sono cinque le principali innovazioni nella firma digitale che analizziamo di seguito:

• mobilità totale;
• automazione dei workflow;
• sicurezza e identità digitale;
• conformità semplificata;
• sostenibilità e risparmio.

Mobilità totale

Con la firma elettronica non esistono più “tempi morti” e si dà una bella accelerata a tutte le operazioni e ai processi di lavoro. Un contratto infatti può essere firmato comodamente dallo smartphone o dal tablet, anche da remoto, ovunque ci si trovi. Non serve stampare, firmare o spedire: basta un semplice clic, anche fuori dagli orari di ufficio. Una vera rivoluzione per manager che viaggiano spesso o per team dislocati in posti differenti: documenti che prima richiedevano giorni, ora viaggiano in pochi minuti.

Automazione dei workflow

La firma elettronica si integra con tutti i sistemi aziendali, dagli ERP ai CRM fino ai gestionali documentali. Tutto questo si trasforma in un flusso automatizzato che comprende: l’invio automatico di notifiche e promemoria, sequenze di approvazioni a catena e archiviazione digitale immediata, senza intervento manuale. Questa automazione dei documenti riduce drasticamente gli errori e libera tempo prezioso per i team amministrativi e legali.

Sicurezza e identità digitale

La firma elettronica è davvero così sicura? La risposta è sì, poiché utilizza:

• crittografia avanzata per proteggere i file;
• OTP via SMS o app di autenticazione;
• metodi biometrici o video-identificazione.

Queste soluzioni riducono il rischio di frodi o falsificazioni, che si stanno “affinando” sempre di più anche grazie all’Intelligenza Artificiale.

Conformità semplificata

Chi lavora in ambito amministrativo o legale, sa bene quanto siano delicati i controlli, le verifiche fiscali o la gestione delle dispute. Con la firma elettronica si può stare tranquilli, poiché ogni documento è corredato di un audit trail completo, cioè una sorta di “tracciamento” che registra chi ha firmato, quando e dove. Inoltre la date e l’ora sono tracciate in modo inalterabile e la conservazione digitale rispetta le regole a norma di legge. Risultato finale? Meno rischi in caso di controlli e maggiore tranquillità anche in scenari internazionali.

Sostenibilità e risparmio

Infine c’è un ultimo aspetto sempre più importante: la sostenibilità digitale. Con la firma elettronica le aziende riducono drasticamente l’uso di carta, toner e spedizioni. I benefici? Sono tantissimi: dai contenuti costi logistici ad una ridotta archiviazione fisica, dalle minori emissioni di CO₂ legate al trasporto di documenti fino ad un positivo ritorno d’immagine delle aziende verso clienti e stakeholder attenti al green.

Esempi pratici di utilizzo

Per rendere ancora più tangibili i vantaggi apportati dalla firma elettronica, ecco riportati di seguito alcuni esempi pratici:

• contratti di lavoro: un nuovo dipendente può ricevere e firmare un contratto in poche ore, senza lunghi “carteggi” di email e scansioni;
• mandati professionali: avvocati e consulenti possono far firmare incarichi direttamente online, senza che il cliente debba necessariamente recarsi fisicamente in studio;
• delibere societarie internazionali: i membri del CDA (Consiglio di Amministrazione) di una società, dislocati in diversi paesi o città, possono approvare documenti in tempo reale, senza dover organizzare complicati incontri fisici;
• pratiche con la PA: molte pubbliche amministrazioni accettano già atti e autorizzazioni con firma digitale, velocizzando i rapporti con imprese e cittadini.

Per gestire in modo semplice tutti questi processi, esistono soluzioni dedicate come il software per la firma digitale Sifirma, che permettono alle aziende di centralizzare tutta la gestione documentale, integrando sicurezza e automazione in un’unica piattaforma.

Futuro e trend

Tecnologia e sostenibilità digitale: questi sono i due trend che andranno a rafforzarsi sempre più nel futuro, ma che sono realtà concrete già nel presente. In tale contesto la firma elettronica continuerà ad evolversi, insieme alle esigenze delle imprese e delle tecnologie digitali.

La già citata elDAS 2 porterà un’identità digitale europea valida per tutti i paesi membri, mentre le nuove funzioni “click-to-sign”, inserite direttamente nelle applicazioni e nelle piattaforme digitali, renderanno ancora più immediata la firma.

Parallelamente crescerà l’uso della blockchain, che garantirà la tracciabilità e la notarizzazione dei documenti, rendendoli immodificabili e verificabili in qualsiasi momento. Un’altra fronte in rapida crescita è l’Intelligenza Artificiale: gli algoritmi potranno analizzare i contratti automaticamente, riconoscere anomalie e verificare la correttezza dei dati, riducendo il lavoro manuale e il rischio di errori.